Política de Tratamiento de Datos Personales

1. Identificación del responsable

2. Alcance y marco legal

Esta política aplica a todo tratamiento de datos personales que realice VR Quality Services & Products International S.A.S. (en adelante, «VR Quality» o «la Compañía») en calidad de Responsable del tratamiento, y a los tratamientos que realice como Encargado por cuenta de sus clientes en el marco de sus contratos de servicios.

El marco legal aplicable es la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 (hoy compilado en el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015) y las demás normas que los modifiquen, complementen o sustituyan, así como las instrucciones que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

3. Definiciones

• Titular: persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.
• Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
• Dato sensible: aquel que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación (salud, datos biométricos, origen racial o étnico, orientación política, convicciones religiosas, entre otros).
• Responsable del tratamiento: quien decide sobre la base de datos y el tratamiento de los datos.
• Encargado del tratamiento: quien realiza el tratamiento por cuenta del Responsable.
• Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales, como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
• Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del Titular para el tratamiento de sus datos.

4. Datos que recolectamos

A través de este sitio web y de nuestros canales comerciales podemos recolectar:

• Datos de identificación y contacto: nombre y apellido, empresa, cargo, correo electrónico, número de teléfono o WhatsApp y ciudad.
• Datos del requerimiento: sector económico, servicio de interés y la descripción de la necesidad que el Titular decida compartir.
• Datos de navegación estrictamente necesarios: los que el navegador transmite para que el sitio funcione. No cargamos herramientas de analítica ni rastreadores de terceros sin la autorización previa del usuario.

No solicitamos datos sensibles a través de este sitio web. Si en el marco de un contrato de consultoría resultara necesario tratar datos sensibles o datos de menores de edad, se solicitará autorización específica, se informará su carácter facultativo y se aplicarán medidas de seguridad reforzadas.

5. Finalidades del tratamiento

Los datos personales que recolectamos se tratan para las siguientes finalidades:

1. Atender, gestionar y responder las solicitudes de información, cotización o asesoría.
2. Elaborar, enviar y hacer seguimiento a propuestas comerciales y cotizaciones.
3. Ejecutar, administrar y hacer seguimiento a los contratos de servicios y de suministro celebrados.
4. Gestionar la relación con clientes, proveedores, aliados y candidatos a procesos de selección.
5. Emitir facturación electrónica y cumplir obligaciones tributarias, contables y legales.
6. Inscribir y certificar la asistencia de participantes en programas de capacitación y formación.
7. Enviar información comercial, invitaciones y contenido técnico, únicamente cuando el Titular lo haya autorizado de forma expresa y con mecanismo de baja gratuito en cada comunicación.
8. Atender requerimientos de autoridades administrativas o judiciales competentes.

6. Autorización del Titular

La autorización se obtiene de forma previa, expresa e informada mediante una casilla de verificación que no viene premarcada, ubicada de manera separada del botón de envío del formulario, y con enlace directo a esta política. Conservamos prueba de la autorización otorgada.

La autorización no será necesaria en los casos previstos en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012, entre ellos cuando la información sea requerida por una entidad pública en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.

7. Derechos del Titular

De acuerdo con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el Titular tiene derecho a:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo cuando la ley no la exija.
• Ser informado, previa solicitud, sobre el uso que se ha dado a sus datos personales.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la ley.
• Revocar la autorización y solicitar la supresión del dato, cuando no exista un deber legal o contractual que lo impida.
• Acceder de forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

8. Canal, procedimiento y plazos para consultas y reclamos

El Titular o su causahabiente puede ejercer sus derechos escribiendo a contacto@vrqualityservices.com con el asunto «Protección de datos personales», o de forma escrita en la Carrera 23 No. 34-16, Barrio Manga, Cartagena de Indias.

Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde ese requerimiento sin respuesta, se entenderá que ha desistido.

De conformidad con el artículo 16 de la Ley 1581 de 2012, el Titular sólo podrá acudir ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable.

9. Seguridad de la información

Adoptamos medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger los datos personales y evitar su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento, entre ellas: control de acceso por perfiles, cifrado de las comunicaciones del sitio mediante HTTPS, copias de respaldo, acuerdos de confidencialidad con el personal y con los proveedores tecnológicos, y revisión periódica de permisos.

La obligación de seguridad es de medio y no de resultado. En caso de incidente que afecte datos personales, se activará el procedimiento interno de respuesta y se reportará a la autoridad competente cuando corresponda.

10. Encargados y transferencias internacionales

Podemos apoyarnos en proveedores tecnológicos que actúan como Encargados (por ejemplo, servicios de correo electrónico, alojamiento web o mensajería), con los cuales se suscriben las cláusulas de tratamiento correspondientes. Algunos de estos proveedores pueden almacenar información fuera de Colombia.

Cuando exista transferencia o transmisión internacional de datos, se cumplirá lo previsto en los artículos 26 y 27 de la Ley 1581 de 2012 y en la Circular Externa 005 de 2017 de la Superintendencia de Industria y Comercio, verificando que el país de destino ofrezca niveles adecuados de protección o, en su defecto, obteniendo la autorización expresa e inequívoca del Titular o suscribiendo un contrato de transmisión.

11. Vigencia de la política y período de conservación

Esta política rige a partir del 25 de agosto de 2026. Las bases de datos se conservarán mientras subsista la finalidad que justificó su recolección y, posteriormente, durante los términos exigidos por las normas contables, tributarias, comerciales y de archivo aplicables en Colombia. Cumplidos esos términos, los datos serán suprimidos o anonimizados.

12. Registro Nacional de Bases de Datos

La inscripción de bases de datos en el Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD) de la Superintendencia de Industria y Comercio es obligatoria únicamente para las sociedades y entidades sin ánimo de lucro que superan los umbrales de activos totales fijados por la normativa vigente. VR Quality efectuará dicha inscripción en el momento en que le resulte exigible, y actualizará esta política para informarlo.

13. Modificaciones

Cualquier cambio sustancial a esta política será comunicado a los Titulares a través de este sitio web antes de su entrada en vigencia, indicando la nueva versión y su fecha. La versión vigente siempre estará publicada en esta dirección.

Versión 1.0 · Vigente desde el 25 de agosto de 2026.